Øget overblik, effektivitet og professionalisme
Afdelingsleder Maria Weiglin fra Frederikssund Kommune er meget positiv omkring samarbejdet med IKR Consulting Group, både når det gælder den daglige drift, og når der skal tages større beslutninger inden for kopi og print.
”Vores samarbejde med IKR Consulting Group startede op i 2012 i forbindelse med en større optimerings- og udbudsrunde her i kommunen, hvor de var inde som rådgivere for Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI),” fortæller Maria Weiglin. ”I den forbindelse valgte jeg at tage en nærmere dialog med dem for at høre, hvilke muligheder vi havde for at optimerer og digitalisere i kommunen inden for kopi og print. Vi fik herefter et interessant bud på, hvad vi kunne opnå både på kort og lang sigt, og vi valgte at indgå i et samarbejde med dem.”
Grundig opstart
I forbindelse med opstarten på samarbejdet var medarbejdere fra IKR rundt på alle de større steder i kommunen (skoler, administrationscentre, plejecentre mv.) for at få et præcist indtryk af kopi- og printkulturen samt forbruget. Samtidig blev der sendt spørgeskemaer ud til de resterende institutioner, så IKR stod med et totalt overblik. ”Da vi samtidig fik præciseret og defineret vores fremtidige print- og kopistrategi, kunne IKR herefter komme med forslag til, hvordan vi fremover skulle organisere vores placering af kopi- og printudstyr, hvilken kapacitet der var brug for på de enkelte locationer, og hvordan vi fik optimeret hele løsningen,” fortæller Maria.
Beslutninger baseret på fakta
Da den fremtidige strategi var på plads startede hele implementeringen, hvor et stort antal maskiner blev udskiftet, flyttet og nedtaget – også set i forhold til, hvor langt man ønskede de enkelte medarbejdere fremover skulle gå efter kopi og print. ”Vi har i dag et rigtig godt overblik over, hvor meget og hvor vores medarbejdere printer, hvor meget de enkelte maskiner kører på A4 og A3, og at det er de rigtige maskiner på den rigtige plads,” siger Maria. ”Den viden giver os mulighed for at træffe beslutninger baseret på fakta frem for fornemmelser, og vi fremstår mere professionelle både internt og eksternt på området – også når vi eksempelvis har møder med leverandører.”
Ressource management (IRM)
Frederiksund Kommune har således gennem flere år haft en Ressource Management (IRM) aftale med IKR, som bl.a. omhandler løbende uvildig rådgivning, løbende analyser og rådgivning om effektiviseringsmuligheder, forberedelse og gennemførelse af statusmøder med leverandører, driftsovervågning og løbende servicering. Aftalen er netop blevet fornyet.
Lettelse i den daglige drift
Maria Weiglin oplever også et rigtig godt løbende samarbejde med IKR, som også tager affære, hvis der er driftsmæssige problemer på kopi- eller printudstyr hos en af kommunens institutioner. ”Her ringer vi blot til IKR, som derefter tager direkte kontakt til den institution, som har et driftsproblem,” fortæller Maria. ”IKR sørger for at løse problemet sammen med dem, og det er dermed ikke noget, jeg eller mine medarbejdere i afdelingen skal bruge tid på i dagligdagen.”
Tilbage til referencer